20 Tips for Better Time Management समय प्रबंधन

क्या आप वक्त के पाबंद या लेट लतीफ़ हैं? क्या आप समय के भीतर अपना काम ख़तम कर लेतें हैं? क्या आप अपना काम या अपनी रिपोर्ट समय पर पूरा कर पाते हैं? क्या आप dead line से पहले, अपना काम जैसे करना चाहते हैं वैसे कर पाते हैं ? क्या आप एक अच्छा समय प्रबंधक हैं?

समय प्रबंधन के 20 बेहतरीन उपाय

यदि इनमे से किसी भी सबाल का जवाब ‘नहीं है तो इसका मतलब आप अपने समय का प्रबंधन सही तरीके से नहीं कर पा रहे हैं। यहाँ बेहतर समय प्रबंधन के लिए 20 बेहतरीन उपाय दिए गए हैं जो इस प्रकार हैं :

टिप्स 1.

एक दैनिक योजना बनायें। यह योजना आप रात में सोने से पहले या फिर सुबह में बना लें। इससे यह होगा कि कल पूरे दिन आप क्या करने वाले हैं इसका पता चल जायेगा। अब आप अपने प्लान के मुताबिक अपने कम को करते रहेंगे।

टिप्स 2.

प्रत्येक कार्य के लिए एक समय निर्धारित करें। यह स्पष्ट रखें कि पहला काम 10 बजे तक दूसरा काम 2 बजे तक और तीसरा काम 5 बजे तक कर लेना है। इससे आपका काम न सिर्फ समय पर होता है बल्कि एक कम का समय दूसरे काम में नहीं देना पड़ता है।

टिप्स 3.

एक कैलेंडर का प्रयोग करें। कैलेंडर का उपयोग आपके दैनिक गतिविधियों के प्रबंधन के लिए सबसे मौलिक कदम है। यदि आप outlook या lotus notes का उपयोग करते हैं तो कैलेंडर अपने मेलिंग सॉफ्टवेयर के हिस्से के रूप में आते हैं। Google कैलेंडर का प्रयोग कर सकते हैं। यह और भी बेहतर होगा अगर आप इसे अपने मोबाइल फोन और अन्य हार्डवेयर में उपयोग करते हैं। किसी काम के बारें में नोट आप अपने मोबाइल में अलार्म के साथ set कर सकते हैं।

टिप्स 4.

एक organiser का प्रयोग करें। Organiser आपको आपके जीवन में हर चीज में आपको आगे रहने में मदद करता है। यह आपकी जानकारी को व्यवस्थित रखने में, सूची बनाने में, केंद्रीय उपकरण की तरह काम करता है।

टिप्स 5.

अपने डेडलाइन का ध्यान रखें। आप अपने काम को कब समाप्त करना चाहते हैं उसका एक deadline अपने कैलेंडर पर अंकित कर लें अब अपने आप को इस तरह से organise करें कि आपका काम समय पर पूरा हो जाये।

टिप्स 6.

नहीं – कहना भी सीखें। यह जान लें कि आप अपनी क्षमता से ज्यादा काम नहीं कर सकते और उससे ज्यादा काम मत लें। अगर बीच में कोई काम आता है जिससे आपका चल रहा काम बाधित हो रहा हो तो न कहें या उसके लिए कोई अन्य समय आवंटित करें।

टिप्स 7.

लक्ष्य को थोड़ा पहले रखें। जब लक्ष्य उसके निश्चित समय पर रहेगा तो या तो वह समय पर पूरा होगा या देर हो जायेगा लेकिन जब लक्ष्य थोड़ा पहले होगा तो वह हमेशा समय पर ही पूरा होगा। किसी से मिलने समय से थोड़ा पहले ही जाना चाहिए।

टिप्स 8.

हमेशा वक्त का ध्यान रखो। अपने पास एक घड़ी रखो। कभी कभी काम की व्यस्तता में समय का अहसास नहीं रहता। गांधीजी अपने पास हमेशा एक घड़ी रखते थे और अपना हर काम समय पर करते थे। अतः अच्छे समय प्रबंधक अपने पास एक घड़ी ज़रूर रखते हैं।

टिप्स 9.

यदि आपको कोई काम करना है और आप उसका अलार्म लगाते हैं तो अलार्म 15 मिनट पहले का लगायें।

टिप्स 10.

एक शब्द है – Multitasking अर्थात एक साथ कई काम करना। इसमे कभी कभी कोई भी काम समय पर पूरा नहीं होता है, ऐसे में सिर्फ एक मुख्य काम पर ध्यान केन्द्रित करें। इससे आपका काम शीघ्र और पूर्ण रूप से होगा।

टिप्स 11.

अपना ध्यान भंग करनेवाले सभी कम को block कर दें बंद कर दें। Facebook पर मेसेज आ रहा है, Google chat पर message आ रहा है जिससे आपका प्रोजेक्ट पूरा नहीं हो रहा है ऐसे में Facebook और Google से sign out होकर अपना काम करें नहीं तो आपका प्रोजेक्ट पूरा नहीं हो पाएगा – so never indulge in such distractions.

टिप्स 12.

अपने बिताये हुए समय का ध्यान रखें। इससे अभी आप अपने प्रोजेक्ट पर कितना समय लगा चुके हैं इसका पता चलेगा और आपके पास कितना समय बच गया है यह भी ध्यान में रहेगा। परीक्षा के दौरान एक घंटे पर एक bell , दो घंटे पर दो bell इसलिए बजाये जाते हैं कि छात्रों को यह ध्यान रहे कि कितना समय शेष बचा है।

टिप्स 13.

महत्वहीन विवरण में मत फसें। आप कभी भी कार्यों को उस तरीके से नहीं कर सकते जैसा कि आपने सोच रखा है, ऐसा करना अप्रभावी होगा।

टिप्स 14.

कार्य को प्राथमिकता के अनुसार करें। चूँकि आप सभी काम को अकेले नहीं कर सकते अतः जरुरी काम पहले कर लें, बाकी रहने दें। प्राथमिकता क्रम के लिए 80 /20 का सिद्धांत का प्रयोग करें।

टिप्स 15.

दूसरों को भी काम करने दें अर्थात delegate your work. कोई काम यदि ज्यादा महत्वपूर्ण नहीं है और उसे दूसरे भी कर सकते हैं तो वैसे काम दूसरों को करने दें। इससे आप और महत्वपूर्ण काम में अपना ध्यान लगा सकेंगे।

टिप्स 16.

अगर एक ही तरह का काम हो तो उसे बैच में भी किया जा सकता है। इससे काम को केटेगरी में बांटकर किया जा सकता है। फ़ोन करने के लिए 3-4 बजे का समय , book writing के लिए सुबह का दो घंटा आदि।

टिप्स 17.

आपका समय जिस भी काम करने से नष्ट होता है या इससे आप अपने काम से दूर होते जाते हैं time wasters कहलाते हैं। Facebook , Twitter, Pinterest पर ज्यादा समय बिताना, बार बार login करना, Mail check करना time wasting कार्य हैं, इनसे बचें।

टिप्स 18.

जरुरत पड़ने पर अपने आपको cut off रखें। आप पर काम का बोझ बढता जायेगा। डरें नहीं। यह जरुरी होता है अन्यथा काम कभी समाप्त नहीं होगा एक के बाद दूसरा आता रहेगा।

टिप्स 19.

एक काम और दूसरे काम के बीच थोड़ा 5-10 मिनट का अवकाश रखें इससे पहले काम को समेटने में भी थोड़ा समय मिल जायेगा।

टिप्स 20.

प्रोजेक्ट पूरा होने पर उसके समय प्रबंधन से जुड़े steps के बारे में विचार करें इससे आगे के प्रोजेक्ट्स में समय प्रबंधन और भी अच्छे तरीके से हो सकेगा।

यदि आपके पास time management से जुड़ा कोई टिप्स है तो हमारे साथ ज़रूर शेयर करें।

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